部門會議(部門活動的策劃方案細節(jié))
1.部門活動的策劃方案細節(jié)
一、“活動沒有‘彩排’，只有‘現(xiàn)場直播’。
活動開始之前，你及你的活動小組可以花一周，一個月或者是三個月的時間進行活動的前期準備工作。一旦活動開始便無法停止或重演，活動可能按你所想象的一樣如期順利進行，也有可能因為你未考慮的因素而出現(xiàn)意外，導致活動無法繼續(xù)、活動結果不如人意或是徹底失敗。后者是所有人都不愿看到的結果，但卻因我們這樣那樣的疏忽、不周全的考慮、失誤及僥幸心理而時時在我們周圍發(fā)生著。
二、魔力來源于細節(jié)。
“細節(jié)決定成敗”完全可以成為一名活動策劃者的座右銘。
1、動手。把你想到的有關活動的內(nèi)容信息都寫下來，包括已經(jīng)確定的、需要再討論的不確定因素等一切信息。隨著活動準備的進行，隨時更新你的記錄，它將有助于你掌控整個活動準備的進度，使之按你的想法有條不紊地進行，那些不確定的因素、環(huán)節(jié)也將按計劃一步步得以落實、確定。
2、動腦。
在活動準備的各個階段，你需要像放幻燈片一樣反復地、一遍又一遍地想象活動整個流程及各個環(huán)節(jié)，有哪些細節(jié)沒有考慮周全，哪些因素存在隱患，哪些地方可以做得更細更完善，考慮整個活動所有能考慮的細枝末節(jié)，確保在活動開始前排除所有可能威脅到活動順利進行的不安全隱患。
3、謹記墨菲法則。
可能會出錯的事情一定會出錯。
三、活動策劃五步曲。
1、初步策劃及費用預算
1）首先決定是否有必要舉辦該活動，該活動是否有價值。
2）決定活動規(guī)模?；顒右?guī)模取決于：活動目的和資金。
活動目的：確定活動希望達到的目的，因為活動目的決定了你下一步如何制定活動計劃。
活動資金：考慮兩點A、是否有足夠的資金舉辦此活動 B、能預備多少資金舉辦此活動。
3）活動初步策劃。
4）制作活動成本表，列出費用預算及支付計劃。
2、活動時間
1）制定關鍵任務時間表（活動準備完成時間）
2）原則：確定活動時間，向前排出每天應當做的事，確保在方案實施前一天將所有事情完全定下來，留足時間檢查關鍵時刻的各種細節(jié)。
3）確保每一個工作人員在活動開始前處于精神飽滿的最佳狀態(tài)。
4）確保每一個重要截止時間成為你關鍵任務時間表上的一部分。注意來賓人數(shù)變更時間和活動在取消而不造成損失的最后日期。
5）工作表
A、作用在于確認什么人做什么事，可比作一本工作流程手冊，包含活動的所有信息，以便降低出錯可能，減少因疏漏導致的意外。
B、安排專門人員負責準備該工作表，負責控制填入的信息。
C、工作單開頭是一份“通訊錄”，記錄活動委員會成員的姓名、職務、電話號碼甚至家庭電話。
D、將工作單提供給供應商和主要工作人員，并及時更新。
6）活動的時間安排：一年中的某一月，一星期中的某一天，一天中的某個時間。
A、考慮參會人員是否需要換裝參會，時間是否充裕；
B、考慮參會人員從何處趕來，該時段的交通情況如何，能否按時趕到活動現(xiàn)場；
C、工作人員是否留有充足的時間在第一個客人到場前至少半小時趕到會場完成吃飯、停車、換裝等個人準備；
D、會議開始前這個時段的停車位是否充足；
E、活動會持續(xù)多長時間，是否對參會人員次日的工作、生活造成影響，以至參會人員無法全心投入活動中。
2.年底總結類會議策劃方案格式
**集團****年度總結表彰大會方案
****年度是*****公司蓬勃發(fā)展的一年，公司所取得的每一點進步和成功，離不開全體員工的的辛勤勞動和無私奉獻！為增強企業(yè)凝聚力，表彰先進樹立楷模，激勵員工奮發(fā)上進，特制定****年度總結表彰會方案及評比方案。
一、會議名稱：****集團****年度總結表彰會
二、會議主題：總結工作，表彰先進，展望未來。
三、會議主持人：***、**
四、會議時間：****年*月**日（暫定）
四、會議地點：********
五、出席人數(shù)：集團領導、***\***\***，合計約****人；
六、評優(yōu)具體標準及內(nèi)容：見附件《優(yōu)秀員工及優(yōu)秀團隊評選方案》
七、節(jié)目表演：
1.節(jié)目要求：形式以歌曲、舞蹈、小品、朗誦等為主；以表現(xiàn)****公司的日常工作、生活為題材，反映****公司的發(fā)展歷程，體現(xiàn)****員工的精神面貌為宗旨。
2.節(jié)目數(shù)量：****；
3.審核時間：年月日——年月日之間
八、會議工作組：
1.秘書組：負責會議進行過程中與會人員的發(fā)言的提示，控制娛樂節(jié)目時間及順序的正常進行。負責部門：總經(jīng)辦
2.資料組：制發(fā)會議通知、請柬和邀請函等，編寫會議方案、議程及領導人發(fā)言稿的收集和準備等。負責部門：總經(jīng)辦
3.組織組：
①負責會前評選項目及獎項排序的最終確定和獎金的到位情況。負責部門：人力資源部
②負責會中與會人員簽到，編排位次，檢查引領與會人員入席。負責部門：****部
③文化娛樂活動的組織與安排。負責部門：人力資源部
④負責會后會場所有設備的清理，收回。負責部門：總經(jīng)辦
4.宣傳組：負責會場的背景布置以及音響效果、燈光等、會議的宣傳報道以及攝影、錄像等工作。負責部門：企劃部
5.后勤組：①負責會前各獎項錦旗、證書的制作等。負責部門：企劃部
②負責主席臺排名及座次的布置。負責部門：總經(jīng)辦
③負責會場中間信息的傳遞、茶水等安排工作。負責部門：****部
④負責會場各種零星會議用品、資料的收尾工作。負責部門：***部
6.保衛(wèi)組：負責會場秩序以及清退會場中無關人員，保證會議地點的安全。負責部門：保衛(wèi)部
總經(jīng)辦
****年*月**日
3.會議策劃流程怎么寫
會議議程只是會議流程的部分環(huán)節(jié)，下面提供會議流程： 會議流程 總結我們提供會議服務的經(jīng)驗，一般而言，您的會議確定以及成功舉行，大多經(jīng)過以下幾個環(huán)節(jié)： 1、策劃 我們提供會展企劃代理 ，告訴我們你的想法或者點子，我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨?、會議回執(zhí)，我們過去的成功經(jīng)驗，都將成為您成功舉辦會議的基礎。
2、咨詢 在此階段，我們將與委托方進行初步溝通，并就委托方的一些關心點提出預案供選擇、推薦合適的會議型酒店、餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會議交通流程、接待流程等。 3、考察 在雙方進一步取得互信后，我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們?yōu)槟峁┑木频辍h場地、環(huán)境、交通車輛及所需的設備細節(jié)等等，并在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內(nèi)容進行深入探討，大致明確雙方的責任與義務。
4、確定 這個時間需要的是耐心與細致--我們得一一推敲設想得流程及預案，盡可能把方案細化，然后以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任，并簽署相關服務協(xié)議。 5、執(zhí)行 嚴格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議，將是雙方合作精神的高度升華。
不管設想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結局為一致奮斗目標。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協(xié)議以外的服務視為協(xié)議的延伸，并臨時決定雙方簽字負責人，所有臨時往來允許采取事前商議、事后結算的方式執(zhí)行。
6、結算 雙方財務人員認真核對各類單據(jù)，嚴格按照協(xié)議執(zhí)行核算。 以下為相應的流程介紹 一。
會前： 1. 與會議主辦方洽談，了解相關會議需求； 2. 提供會議所需要的航班、火車/汽車車次、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會議預案書給會議方； 3. 一般性會議利用網(wǎng)絡傳送大量關于會議場地、住宿、餐飲、娛樂等方面的實景資料，讓會議方提前做到成竹在胸； 3. 如有需求，可派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況； 4. 確定方案，簽訂合同，預付定金。
二。 會中 3. 會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等； 4. 會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求； 5. 會議餐飲：用餐時間、用餐標準及其他特殊要求的安排； 6. 會議旅游：旅游線路行程、用車、導游等安排和確認； 7. 會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認； 8. 會議禮品：會議禮品的采購、發(fā)放服務； 8. 會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。
三。 會后 1. 結帳：提供會議過程中的詳細費用發(fā)生明細及說明，專人與客戶進行核對并結帳； 2. 資料：會議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄或花名冊；。
4.會議計劃書
一、會名
二、會議時間：年x年X月X日至X日，會期天
三、會場地點及主會場
四、參加人員和人數(shù)
五、大會主持人：
六、會務負責人：
七、議題和議程：
八、其他活動：
九、后勤服務安排
十、經(jīng)費預算：：
十一、附件：會議日程表
十二、會務工作程序表：
十三、會議主題報告
十四、領導人的開幕詞、閉幕詞
十五、準備在會上交流的典型經(jīng)驗材料
十六、準備作大會重點發(fā)言的發(fā)言稿
十七、需提交給與會人員參考的各種材料
十八、提前寄發(fā)，主要是內(nèi)容重要、需要基層充分討論的文件
十九、報到時發(fā)放，就是將資料提前分裝在會議資料袋中，在報到時發(fā)放。
二十、發(fā)出會議通知
二十一、后勤服務
二十二、布置會場
二十三、安排發(fā)言
二十四、會議記錄
二十五、起草、修改會議文件，準備總結發(fā)言
二十六、會間后勤服務
二十七、會后的文字工作
二十八、會議文書材料的收集和歸檔
二十九、會議后勤服務的善后工作
三十、會務工作總結
5.會議策劃書應該包括哪些內(nèi)容
會議策劃書都包括：一、會名二、會議時間：年x年X月X日至X日，會期天三、會場地點及主會場四、參加人員和人數(shù)五、大會主持人六、會務負責人七、議題和議程八、其他活動九、后勤服務安排十、經(jīng)費預算十一、附件：會議日程表十二、會務工作程序表十三、會議主題報告十四、領導人的開幕詞、閉幕詞十五、準備在會上交流的典型經(jīng)驗材料十六、準備作大會重點發(fā)言的發(fā)言稿十七、需提交給與會人員參考的各種材料十八、提前寄發(fā)，主要是內(nèi)容重要、需要基層充分討論的文件十九、報到時發(fā)放，就是將資料提前分裝在會議資料袋中，在報到時發(fā)放。
二十、發(fā)出會議通知二十一、后勤服務二十二、布置會場二十三、安排發(fā)言二十四、會議記錄二十五、起草、修改會議文件，準備總結發(fā)言二十六、會間后勤服務二十七、會后的文字工作二十八、會議文書材料的收集和歸檔二十九、會議后勤服務的善后工作三十、會務工作總結。
6.部門年終活動策劃方案
下午：【燒烤】預算：50rmb/人
晚上：【唱K】預算：100rmb/人（廣州體育中心那邊有免房費KTV）
（或者白天休閑中心，晚上唱K，我們有過一次這樣的活動，13人一起消費1600rmb）
【戶外擴展訓練】
【野戰(zhàn)】
【休閑中心】
浴足、泡澡、自助餐、水果隨便吃、看電影、上網(wǎng)、乒乓球、桌球等等
（這個我們部門活動去過一次，蠻不錯）
【建議】
其實大家都是坐辦公室的，都是很久沒運動的人，不可以弄些太猛的運動。
要增強凝聚力的話重要的是大家一起交流、一起做事。
上面的幾個活動你可以參考下，如果你是在廣州的話我還可以幫的上忙。
^_^ 上個禮拜剛帶部門同事舉行了一次很不錯的活動
7.會議方案怎么寫
（一）會議總體方案的含義
會議總體方案是對所要舉辦的會議進行總體安排的策劃文案，是會議預案的一種。
（二）會議總體方案的基本內(nèi)容
1.會議的名稱。會議名稱的確定一般采用揭示會議主題、主辦者、功能、與會者、范圍、時間和屆次、地點、方式等特征的方法。
2.會議的目標和指導思想。
3.會議的主題、議題和議程。
4.會議的對象、規(guī)格和規(guī)模。會議對象要分清正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。
5.會議的時間。包括會議時機的選擇，會議的起訖時間，會期和日程安排。
6.會議的地點。一是選擇合適的舉辦地，如國際性會議要考慮選擇在什么國家或地區(qū)以及什么城市舉行；二是選擇合適的場館（包括會場、賓館的規(guī)格及布置要求等）。
7.主辦、協(xié)辦單位以及擬設立的會議組織機構，如主席團、組織委員會、指導委員會、執(zhí)行委員會、學術委員會、秘書處、籌備組的構成等。
8.會議的舉行方式、配套活動以及輔助活動的日程安排，如參觀、游覽、娛樂、聚餐等。
9.會議的接待、后勤保障措施和技術手段。
10.會議的宣傳方式，如召開新聞發(fā)布會、編寫會議簡報、邀請記者采訪、發(fā)送新聞稿件等。
11.會議經(jīng)費的預算以及籌集經(jīng)費的渠道和方式。
12.其他應當說明的事項。
（三）會議總體方案的結構與寫法
1.標題。寫明會議的全稱和策劃書或方案（預案），如“**國際學術會議籌備（總體）方案”?！翱傮w”二字也可以不寫。
2.主送機關。直接上報上級機關，應當寫明上級機關的名稱。以請示的附件上報的，可不寫主送機關。
3.正文。正文部分應當逐項載明總體方案的具體內(nèi)容，結構安排上一般采用序號加小標題的結構體例。開頭部分可用一段文字寫明制定方案的目的和依據(jù)，然后用序號編排各個層次。表述有兩種方法：一種是詳述法，詳細表述各項具體安排。另一種是簡述法，對所涉及的各方面的計劃作原則性的安排，具體實施的要求通過各個專題策劃文案來表述。直接上報請求批準的方案，結尾處要寫“以上方案請審批”等字樣。
正文寫作要做到總攬全局、目標清楚、思路清晰、分工明確、綜合協(xié)調。
4.附件。如有附件，在正文下方寫明附件的名稱和序號。
5.落款。署制定機構名稱。經(jīng)審批下發(fā)執(zhí)行的總體方案也可署審批機關的名稱。
6.成文時間。寫正式提交的日期。
