項目溝通計劃編制方法(項目溝通管理的計劃編制)
1.項目溝通管理的計劃編制
項目溝通計劃是確定利害關(guān)系者的信息交流和溝通要求。項目干系人都必須準備該項目“語言”進行溝通。并且要明白：每個項目干系人所參與的溝通將會如何影響到項目的整體。誰需要何種信息、何時需要以及相應(yīng)如何將其交到他們手中就好通過溝通方式和手段。因而溝通計劃對于項目的成功很重要。
溝通計劃的依據(jù)包括：溝通要求、溝通技術(shù)、制約因素和假設(shè)三個方面。
確認項目溝通要求的信息一般包括：項目組織和各利益相關(guān)者之間的關(guān)系；該項目設(shè)計技術(shù)知識；項目本身的特點決定的信息特點；與項目組織外部的聯(lián)系等等。
溝通技術(shù)：根據(jù)溝通的嚴肅性程度分為正式溝通和非正式溝通；根據(jù)溝通的方向分為單向溝通和雙向溝通，橫向溝通和縱向溝通；根據(jù)溝通的工具分為書面溝通和口頭溝通等等。
選用何種溝通技術(shù)以到達迅速、有效、快捷地傳遞信息主要取決于對信息要求的緊迫程度；技術(shù)的取得性；預(yù)期的項目環(huán)境；制約因素和假設(shè)。
溝通計劃的結(jié)果有項目利益相關(guān)者的分析結(jié)果和溝通管理計劃。分析確定項目的利益。 就我個人而言，我認為編制計劃的成員是非常重要的。好的溝通計劃具有可行性?？紤]問題的影響因素是否全面和解決問題的方法是否可行決定了計劃的可行性和可操作性。盡量選擇經(jīng)驗豐富的團隊是最明智的選擇。計劃需經(jīng)過各部門經(jīng)理的認可，方可公布。是執(zhí)行和控制的有力保證。
2.項目溝通管理的計劃編制
項目溝通計劃是確定利害關(guān)系者的信息交流和溝通要求。項目干系人都必須準備該項目“語言”進行溝通。并且要明白：每個項目干系人所參與的溝通將會如何影響到項目的整體。誰需要何種信息、何時需要以及相應(yīng)如何將其交到他們手中就好通過溝通方式和手段。因而溝通計劃對于項目的成功很重要。
溝通計劃的依據(jù)包括：溝通要求、溝通技術(shù)、制約因素和假設(shè)三個方面。
確認項目溝通要求的信息一般包括：項目組織和各利益相關(guān)者之間的關(guān)系；該項目設(shè)計技術(shù)知識；項目本身的特點決定的信息特點；與項目組織外部的聯(lián)系等等。
溝通技術(shù)：根據(jù)溝通的嚴肅性程度分為正式溝通和非正式溝通；根據(jù)溝通的方向分為單向溝通和雙向溝通，橫向溝通和縱向溝通；根據(jù)溝通的工具分為書面溝通和口頭溝通等等。
選用何種溝通技術(shù)以到達迅速、有效、快捷地傳遞信息主要取決于對信息要求的緊迫程度；技術(shù)的取得性；預(yù)期的項目環(huán)境；制約因素和假設(shè)。
溝通計劃的結(jié)果有項目利益相關(guān)者的分析結(jié)果和溝通管理計劃。分析確定項目的利益。 就我個人而言，我認為編制計劃的成員是非常重要的。好的溝通計劃具有可行性。考慮問題的影響因素是否全面和解決問題的方法是否可行決定了計劃的可行性和可操作性。盡量選擇經(jīng)驗豐富的團隊是最明智的選擇。計劃需經(jīng)過各部門經(jīng)理的認可，方可公布。是執(zhí)行和控制的有力保證。
3.項目管理中的溝通方法有哪些
項目過程中當有決策定下來以后，不管是團隊內(nèi)部還是和客戶之間，一定要書面記下來。項目過程中有無數(shù)微小細節(jié)要決定，不記下來，可能今天說明白了明天就忘了。
永遠不要想當然的認為：總有人會來記錄和分發(fā)這些決定，自己動手！其實通常一個簡單的電子郵件就夠了，而且有一個文檔線索就可以證明寶貴的重要細節(jié)。日事清是專業(yè)的工作計劃、工作日志軟件，方便您的團隊加強團隊協(xié)作，優(yōu)化項目管理流程，提升工作效率，獨創(chuàng)的工作日志一鍵生成輕松完成一天工作！
利用日事清的看板功能，團隊leader可以建立公共看板規(guī)劃團隊整體目標及具體行動，并可以在卡片上分配給具體負責(zé)人。并且每天自動生成工作日志進行匯總。做到任務(wù)有跟蹤、事件有反饋、結(jié)果有分析，使團隊真正做到效率提高。
項目經(jīng)理的溝通原則是簡明準確。團隊成員都很忙，他們看郵件只會去關(guān)注關(guān)鍵內(nèi)容：什么事兒？ 和我有關(guān)嗎？ 我要做什么？ 什么時候？簡潔語言覆蓋稱述內(nèi)容，而不要長篇大論?？偸亲プ∫c，基于要解釋的問題提供必要的背景資料。
溝通是項目經(jīng)理最重要的技能之一，也是項目能否成功的關(guān)鍵所在。妥善運用溝通會使項目事半功倍
4.項目溝通計劃的溝通方式
在項目溝通中，不同信息的溝通需要采取不同的溝通方式和方法，因此在編制項目溝通計劃過程中還必須明確各種信息需求的溝通方式和方法。影響項目選擇溝通方式方法的因素主要有以下幾個方面：
溝通需求的緊迫程度；
溝通方式方法的有效性；
項目相關(guān)人員的能力和習(xí)慣；
項目本身的規(guī)模。
5.項目溝通管理計劃有哪些
對于大多數(shù)項目，溝通計劃的大部分工作作為項目前期階段的一部分來完成。
然而本過程的結(jié)果在項目進行中應(yīng)時常被復(fù)查和修訂（如有需要）以確保持續(xù)的應(yīng)用性。 溝通計劃常常與組織計劃緊密聯(lián)系在一起，因為項目的組織結(jié)構(gòu)對項目溝通要求有重大影響。
溝通計劃輸入（inputs to communication planning） 1。 溝通要求。
溝通要求是項目涉及人信息需求（information requirements）的總和。需求結(jié)合信息類型和格式定義。
信息的類型和格式在信息的數(shù)值分析中必須的。項目資源只有通過信息個溝通才能獲得擴展，信息使項目成功，缺乏溝通會導(dǎo)致失敗。
項目的資源應(yīng)當花費并且僅能花費在溝通信息上。決定項目溝通通常所需要信息有： 項目組織和項目涉及人責(zé)任關(guān)系； 涉及項目的紀律，行政部門、專業(yè)； 項目所需人員的推算以及應(yīng)分配的位置； 外部信息需求（例如，同媒體的溝通）。
2。 溝通技巧。
在項目的基本單位之間來回傳遞信息，所能使用的技術(shù)和方法可能差異很大：從簡短的談話到長期的會議；從簡單的書面文件到即時查詢的在線的進度表和數(shù)據(jù)庫?？赡苡绊戫椖繙贤ǖ募夹g(shù)因素有： 信息需求的即時性--項目的成功是取決于即時通知頻繁更新的信息，還是通過定期發(fā)行的報告已足夠？ 技術(shù)的有效性（the availability of technology）--已到位的系統(tǒng)運行良好嗎？還是系統(tǒng)要作一些變動？ 預(yù)期的項目人員配置--計劃中的溝通系統(tǒng)是否同項目參與方的經(jīng)驗和知識相兼容？還是需要大量的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)？ 項目工期的長短（the length of project）--現(xiàn)有技術(shù)在項目結(jié)束前是否已經(jīng)變化以至于必須采用更新的技術(shù)？ 制約因素。
制約因素是限制項目管理小組作出選擇的因素。例如，如果需要大量地采購項目資源，那么處理合同的信息就需要更多考慮。
當項目按照合同執(zhí)行時，特定的合同條款也會影響溝通計劃。 假設(shè)因素。
對計劃中的目的來說，假設(shè)因素是被認為真實的確定的因素。假設(shè)通常包含一定程度的風(fēng)險。
他們可在本處確定，或者他們也可是風(fēng)險識別過程的輸出。 溝通計劃的工具和方法（tools and techniques for communication planning） 項目涉及人分析（stakeholder analysis）。
為了對項目涉及人的信息需求和信息資源形成一種系統(tǒng)的和符合邏輯的觀點以滿足需求，應(yīng)對多種多樣項目涉及人的信息需求加以分析。 此種分析應(yīng)考慮那些適合于項目且能提供所需要信息的方法和技術(shù)。
應(yīng)注意避免在不需要的信息和不適合的技術(shù)上浪費資源。 溝通計劃的輸出 溝通管理計劃（communications management plan）。
溝通管理計劃是一個文件，它提供： 收集和歸檔的結(jié)構(gòu)（a collection and filing structure），詳細規(guī)定用來收集和貯存各類信息的方法。 采用的過程應(yīng)涵蓋對以前已公布材料更新和糾正收集和發(fā)送。
發(fā)送結(jié)構(gòu)。
6.項目管理的溝通管理計劃內(nèi)容具體有哪些
溝通管理計劃是項目管理計劃的組成部分，描述將如何對項目溝通進行規(guī)劃，結(jié)構(gòu)化和監(jiān)控。該計劃包括如下信息：
(1)干系人的溝通需求；
(2)需要溝通的信息，包括語言、格式、內(nèi)容、詳細程度；
(3)發(fā)布信息的原因；
(4)發(fā)布信息及告知收悉或做回應(yīng)的時限和頻率；
(5)負責(zé)溝通相關(guān)信息的人員；
(6)將要接收信息的個人或小組；
(7)傳遞信息的技術(shù)或方法，如備忘錄、電子郵件等；
(8)為溝通活動分配的資源，包括時間和預(yù)算；
(9)問題升級程序，用于規(guī)定下層員工無法解決問題時的上報時限和上報路徑；
(10)隨項目進展，對溝通管理計劃進行更新與優(yōu)化的方法；
(11)通用術(shù)語表；
(12)項目信息流向圖、工作流程、報告清單，會議計劃等；
(13)溝通制約因素，通常來自特定的法律法規(guī)、技術(shù)要求和組織政策等；
(14)溝通管理計劃中還可包括關(guān)于項目狀態(tài)會議、項目團隊會議、網(wǎng)絡(luò)會議和電子郵件信息等的指南和模板。溝通管理計劃中也應(yīng)包含對項目所用網(wǎng)站和項目管理軟件的使用說明。
7.項目的溝通包括哪些內(nèi)容
項目中溝通對象主要為項目干系人，不同干系人需要的信息可能不同。所以在項目啟動時，就要識別所有的項目干系人，以及不同人的不同信息需求。不同人所得到信息拿出來共享交流。
溝通對象、需要的信息、信息發(fā)布頻率等都要確定好，執(zhí)行溝通計劃?？瓷先ズ芎唵?，每個項目都可以依此模式套用，但實際上很多項目在執(zhí)行中都會出現(xiàn)溝通問題。
計劃要分長期計劃，中期計劃，短期計劃。
各期計劃分清：主次、緊急與否之分，只有正確區(qū)分，才能一 步一步展開工作計劃
項目溝通管理的方法
1、方法
1）正式溝通與非正式溝通
(1)正式溝通是通過項目組織明文規(guī)定的渠道進行信息傳遞和交流的方式。它的優(yōu)點是溝通效果好，有較強的約束力。缺點是溝通速度慢。
(2)非正式溝通指在正式溝通渠道之外進行的信息傳遞和交流。這種溝通的優(yōu)點是溝通方便，溝通速度快，且能提供一些正式溝通中難以獲得的信息，缺點是容易失真。
2）上行溝通、下行溝通和平行溝通
(1)上行溝通。上行溝通是指下級的意見向上級反映，即自下而上的溝通。
(2)下行溝通。下行溝通是指領(lǐng)導(dǎo)者對員工進行的自上而下的信息溝通。
(3)平行溝通。平行溝通是指組織中各平行部門之間的信息交流。在項目實施過程中，經(jīng)?？梢钥吹礁鞑块T之間發(fā)生矛盾和沖突，除其他因素外，部門之間互不通氣是重要原因之一。保證平行部門之間溝通渠道暢通，是減少部門之間沖突的一項重要措施。
3）單向溝通與雙向溝通
(1)單向溝通。單向溝通是指發(fā)送者和接受者兩者之間的地位不變（單向傳遞），一方只發(fā)送信息，另一方只接受信息方式。這種方式信息傳遞速度快，但準確性較差，有時還容易使接受者產(chǎn)生抗拒心理。
(2) 雙向溝通。雙向溝通中，發(fā)送者和接受者兩者之間的位置不斷交換，且發(fā)送者是以協(xié)商和討論的姿態(tài)面對接受者，信息發(fā)出以后還需及時聽取反饋意見，必要時雙方可進行多次重復(fù)商談，直到雙方共同明確和滿意為止，如交談、協(xié)商等。其優(yōu)點是溝通信息準確性較高，接受者有反饋意見的機會，產(chǎn)生平等感和參與感，增加自信心和責(zé)任心，有助于建立雙方的感情。
4）書面溝通和口頭溝通
5）言語溝通和體語溝通
在項目環(huán)境下，項目經(jīng)理很可能花費90%或更多的個人時間來溝通，典型的職能包括：提供項目指導(dǎo)、決策、授予工作、指導(dǎo)行動、報告、參加會議、綜合項目管理、市場與營銷、公共關(guān)系、備忘錄/信件、記錄管理、合同文件管理等等。
項目經(jīng)理在進行溝通管理時，他主要所做的溝通管理工作是：確定溝通計劃、明確溝通依據(jù)、檢驗溝通結(jié)果。
1、溝通計劃
(1)與誰溝通？
(2)為什么溝通？動機是什么？
(3)確定和明確需要溝通的是什么信息？
(4)選擇最佳時間。
(5)使用接受者能理解的語言。
(6)選擇溝通地點。
2、溝通依據(jù)
(1)溝通要求。溝通要求是項目參加者信息要求的總和。
(2)溝通技術(shù)。它包括根據(jù)溝通的嚴肅性程度所分的正式溝通和非正式溝通；根據(jù)溝通的方向分為單向溝通和雙向溝通，橫向溝通和縱向溝通；根據(jù)溝通的工具分為書面溝通和口頭溝通等等。
(3)制約因素和假設(shè)
3、溝通結(jié)果
(1)分析確定項目的厲害關(guān)系者。確定他們的需要和期望是什么后對這些期望進行管理和施加影響，確保項目獲得成功。
(2)制訂溝通管理計劃。
(3)說明待分發(fā)信息的形式、內(nèi)容、詳細程度和要采用的符號規(guī)定與定義。
(4)訂出信息發(fā)生的日程表。
(5)制訂隨著項目的進展而對溝通計劃更新和細化的方法。
8.溝通管理計劃的主要內(nèi)容有哪些
溝通管理計劃是項目管理計劃的組成部分，描述將如何規(guī)劃，結(jié)構(gòu)化、執(zhí)行與監(jiān)督項目溝通， 以提高溝通的有效性。主要內(nèi)容包括以下方面：
1、干系人的溝通需求；
2、需要溝通的信息，包括語言、內(nèi)容、格式、詳細程度；
3、發(fā)布相關(guān)信息的原因；
4、發(fā)布所需信息的時限和頻率；
5、負責(zé)溝通相關(guān)信息的人員；
6、有權(quán)發(fā)布機密信息的人員；
7、將要接收信息的個人或小組；
8、傳遞信息的技術(shù)和方法，如備忘錄、電子郵件等；
9、為溝通活動分配的資源，如時間和預(yù)算；
10、問題升級流程，用于規(guī)定問題上報時限和上報路徑；
11、隨項目進展對溝通規(guī)劃進行更新與優(yōu)化的方法；
12、通用術(shù)語表；
13、信息流向圖、工作流程、報告清單、會議計劃等；
14、溝通制約因素；
15、項目狀態(tài)會議、項目團隊會議等的指南和模板。
